Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi công văn đến

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Họ và tên: Đoàn Thanh Vị
Chức vụ: Văn phòng
Đơn vị công tác: Trường TH Nam Thái 2 huyện An Biên tỉnh Kiên Giang
Năm học : 2009-2010
Tên sáng kiến kinh nghiệm: “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi công văn đến” của trường tiểu học Nam Thái 2
A-/ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
 - Là một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo) của các cấp ban hành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo) lại quá trình hoạt động của đơn vị.
 -Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thịlà rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.
 - Đối với ngành giáo dục ở huyện An Biên chúng ta có trên 30 đơn vị trường học, mà mỗi trường có ít nhất một nhân viên làm công tác văn thư văn phòng. Nhưng do yêu cầu công việc, hoàn cảnh, chế độ còn nhiều khó khănnên đa số cán bộ này ở các trường chưa được đào tạo qua lớp văn thư, văn phòng.
 -Trong giai đoạn hiện nay trước tinh hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất nước, của ngành giáo dục nói chung và ngành giáo dục An Biên nói riêng thì công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt công việc.
 - Văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan,là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng đơn vị, văn phòng, tổ hành chính là bộ phận giúp việc, là bộ nhớ, bộ lộc của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng chuyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Ngoài ra văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân dân.
 -Xuất phát từ những lý do trên, nhằm để giúp các đồng chí làm công tác văn thư, văn phòng chưa được đào tạo qua trường lớp có một số kiến thức về việc tổ chức, quản lý các loại công văn đi và đến có hiệu quả tôi xin đưa ra một số biện pháp nghiên cứu của đề tài: “Tổ chức, quản lý, bảo quản tốt công văn đi và đến cua’ trường TH nam Thái 2” để chúng ta cùng tham khảo.
 - Qua đó bản thân tôi đầu tư suy nghĩ tìm tòi, nghiên cứu, tìm hiểu qua nhiều thời gian làm công tác văn phòng và hiểu rằng: Muốn quản lý và bảo quản tốt công văn đi đến của trường phải vượt qua những thuận lợi và khó khăn như sau:
 B-/ THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ:
 I-/ THỰC TRẠNG NHỮNG NĂM QUA:
 - Những năm trước đây nhiều trường tiểu học ở Vùng sâu, vùng xa nói chung. Trường TH Nam Thái 2 nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư nên hầu hết các trường đều chưa có bố trí cán bộ làm công tác này. Từ năm 2000 trở lại đây do yêu cầu đổi mới của nhà nước về nhiều mặt trong hoạt động hành chánh cũng như trong giáo dục: Chương trình Phổ cập giáo dục; Chương trình đổi mới phương pháp dạy học; Thay sách giáo khoa của ngành Giáo dục Nên từ đó các loại văn bản chỉ đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn bản chuyên môn ngày càng nhiều, mà nhà trường lại không có cán bộ văn thư, nếu trường nào có thì cũng là phân công tạm thời chưa qua trường lớp nghiệp vụ văn thư nên việc lưu trữ chủ yếu là ghi vào một sổ gọi là sổ ghi công văn đi-đến và để chung trong một tập hồ sơ rất bề bộn nên rất khó tìm kiếm khi cần và không đảm bảo.
 - Các năm gần đây, nhất là từ năm 2002 trở về đây nhận thức được việc phải cần có một cán bộ văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách Một cách ngăn nắp và có khoa học. Nên hầu hết các trường đều có bố trí cán bộ làm công tác này nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không có khoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng. Bản thân tôi được bố trí làm công tác văn thư từ năm 2002 ở trường tiểu học Nam Thái 2 cho đến nay. Bản thân rút ra được một số biện pháp để làm tốt công việc bảo quản và lưu trữ tốt công văn đi, công văn đến như sau:
II-/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH: 	
 - Xã Nam Thái là một xã vùng sâu, vùng xa, vùng chương trình 135 đặc biệt khó khăn của huyện An Biên. Trường TH Nam Thái 2 nằm trên địa bàn của xã thuộc ấp Năm Chùa.Trường có 6 điểm lẻ và 1 điểm chính, phân bố trên địa bàn 4 ấp: ấp 5 Chùa, ấp Bào Láng, ấp Đồng Giữa, ấp 5 Biển B.
 -Tổng số nhân sự: 49 Nữ 8 Dân tộc 29.
 -Cơ sở vật chất: có tổng số 27 phòng phục vụ cho công tác giảng dạy và 1 phòng dùng chung làm văn phòng Ban giám hiệu và cũng là nơi lưu trữ tất cả các loại hồ sơ sổ sách để phục vụ cho các mặt hoạt động của nhà trường.
 III-/ NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN:
 1. Thuận lợi:
 - Được sự quan tâm của Đảng, nhà nước của HỘi Đồng nhân dân, uỷ ban nhân dân xã Nam Thái và sự quan tâm của Chi bộ giáo dục xã Nam Thái.
 - Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Phòng giáo dục& đào tạo huyện An Biên.
 - Có sự phối kết hợp chặt chẽ và sự đoàn kết của tập thể cán bộ giáo viên công nhân viện của trường. Mỗi cá nhân đều có ý thức vươn lên thực hiện hết tinh thần trách nhiệm của mình.
 - Có cơ sở vật chất đảm bảo đầy đủ cho công tác dạy và học, không có phòng học cây lá, phòng học tạm, không có lớp học ca ba..
 2. Khó khăn:
 * Tình hình cơ sở:
 - Trường TH Nam Thái 2 là một trường thuộc vùng sâu, vùng xa, vùng đăc biệt gặp nhiều khó khăn, nên cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cũng còn nhiều thiếu thốn; Tuy nhiên gần đây được sự quan tâm của Đảng và nhà nước, đặc biệt là của ngành giáo dục, nên được cấp trên đầu tư xây dựng thêm 4 phòng học ở các điểm trường lẽ đủ phục vụ cho công tác giảng dạy ( Ngã Ba 2 phòng; Năm Biển (B) 2 phòng). Nhưng Bên cạnh đó cơ chế phòng làm việc cho Ban giám hiệu và các phòng chức năng khác cũng như Phòng Thư viện; Thiết bị chưa được đầu tư đầy đủ. Cả trường chỉ có một phòng dùng chung cho tất cả các hoạt động của nhà trường.
 - Cơ sở vật chất còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho công tác giáo dục trong tình hình mới.
 - Do chưa có đủ điều kiện thực hiện xây dựng kiên cố hoá trường lớp, chưa xây dựng trường đạt chuẩn theo quy định của nhà nước.
 - Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ của nhà trường còn thiếu.
 - Cán bộ làm công tác văn thư chưa qua trường lớp chuyên môn nghiệp vụ.
 - Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều bất cập.
 - Sắp xếp việc lưu trữ các loại văn thư, văn bản của nhà trường chủ yếu bằng thủ công chưa có khoa học.
 -Tuy trường nào cũng có bố trí cán bộ văn thư làm công tác văn thư, nhưng trong công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, việc tiếp nhận các văn bản (công văn đến) cũng như báo cáo (công văn đi) chưa khoa học, lưu trử lộn xộn khó cho việc tìm kiếm khi cần, có khi bị thất lạc, bị mất
* Tình hình đội ngũ:
 - Do thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn, chưa đào sâu suy nghĩ tìm tòi, chưa xây dựng được một tập thể đoàn kết thống nhất góp phần nâng cao chất lượng về việc quản lý công văn đi, công văn đến đúng theo quy định.
 - Do trình độ chuyên môn về công tác văn thư còn hạn chế.
* Tình hình xã hội:
 - Địa bàn trường khá rộng dân cư sống phân tán, đời sống còn gặp nhiều khó khăn đa số làm ruộng, làm thuê làm mướn nên mỗi khi đi làm ăn xa thường đến rút học bạ, chuyển trường không phù hợp với thời điểm của năm học.
 - Một số học sinh khi đến lớp chưa có giấy khai sinh nên việc lưu trữ hồ sơ hoặc lúc chuyển trường còn gặp nhiều bất cập.
C-/ NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ KẾT QUẢ:
 I. Một số giải pháp khắc phục khó khăn:
 -Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm mãn công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ. Tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
 -Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng cũng phải cần nắm vững nội dung của công tác văn thư là:
 +Nhận vào sổ công văn đến.
 +Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến.
 +Nghiên cứu và dự thảo công văn.
 +Thủ trưởng sửa chữa và duyệt dự thảo.
 +Đánh máy công văn.
 +Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu.
 +Vào sổ và gửi công văn đi.
 +Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. 
 +Làm các loại biên bản.
 +Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ.
 -Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác văn thư tôi đã mạnh dạng áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc hàng ngày như tổ chức quản lý công văn đi và đến như sau:
 + Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền giáo dục chính trị tư tưởng cho cán bộ giáo viên, công nhân viên của trường học tập và nghiên cứu các văn bản, Nghị quyết của Đảng chính sách pháp luật của nhà nước, dùng nhiều hình thức giáo dục nhân cách, nêu cao truyền thống của dân tộc ta, xây dựng tốt một đội ngũ có tinh thần quyết tâm đoàn kết tương trợ lẫn nhau để cùng nhau tiến bộ.
 + Phối kết hợp với các ban ngành đoàn thể trang bị cho đội ngũ cán bộ giáo viên công nhân viên một nguồn chính trị tư tưởng dồi dào, nguồn kiến thức cao quý, sâu rộng cùng đoàn kết tìm hiểu, học tập nghiên cứu và phát huy mọi nguồn lực của Nghị quyết Trung ương Đảng, Nghị quyết của Đảng bộ các cấp vững bước tiến lên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
 + Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và tầm quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng” bằng nhiều phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự nhận thức, hiểu biết sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác trong tình hình mới.
 1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập. Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục. Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy. Tuy nhiên bên cạnh đó còn một số phòng làm việc, văn phòng ban giám hiệu còn rất chật hẹp cụ thể như văn phòng làm việc của trường tiểu học Nam Thái 2. Trước tình hình đó là cán bộ làm công tác văn thư tôi mạnh dạng đưa ra ý kiến tổ chức sắp xếp lại nơi làm việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc.
 2. Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Là một cán bộ làm công tác văn thư chưa được tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ của hành chính văn phòng nên lúc ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong công tác, nhưng bản thân nhận thấy được công việc mà mình phải làm là đem lại sự ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm việc. Từ đó nên tôi đã tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở trường mình. Sau một thời gian đến nay thì công tác văn thư ở trường tiểu học Nam Thái 2 đã hoạt động tốt và có hiệu quả và bản thân tôi cũng luôn đạt kết quả tốt.
 3. Thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản chỉ đạo của các cấp và của nhà trường nên khi nhận công tác thì tôi nhận thấy còn rất nhiều bề bộn, khó khăn. Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn động để từ đó có hướng giải quyết. Cụ thể như sau:
 *. Tổ chức quản lý công văn đến:
 -Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận).Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ). Công văn đến có thể chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng). Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu:
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
STT
 Ngày đến
Nơi gởi 
 CV
Số KH
 CV
Ngày, tháng CV
Trích yếu nội dung 
 CV 
Loại
Nơi nhận,
người nhận
Ký nhận
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
 1
 2
..
..
..
..
.
.
..
..
..
..
.
.
.
..
..
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN THUỘC LOẠI “ĐƠN THƯ”
Số đến
Ngày đến
Họ, tên, địa chỉ người gửi
Ngày, tháng đơn thư
Trích yếu nội dung đơn thư
Đơn vị người nhận giải quyết
Ký nhận
Ghi chú
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 1
 2
..
..
.
.
.
.
 b.Tổ chức giải quyết công văn đi.
 - Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báođược cơ quan đơn vị phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
 - Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết công văn đi của cơ quan.
 - Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục.
 - Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi.
 - Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ.
 - Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhậnđều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,
 - Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn.
 - Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính theo năm học từ 01/08 đến 31/07 hàng năm.
 SỔ CÔNG VĂN ĐI
STT
Ngày,tháng gửi
Nơi nhận
Trích yếu nội dung
Lưu hồ sơ
Ghi chú
1
2
3
4
5
6
 1
 2
.
.
.
.
..
..
.
 SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI
STT
Ngày, tháng
Số và ký hiệu CV đi
Cơ quan nhận CV
Tên người nhận
Ghi chú
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 1
 2
.
.
..
..
..
.
 II. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
 -Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư của trường Tiểu học Nam Thái từ năm 2002 đến nay tôi nhận thấy.
 -Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bở ngỡ.
 -Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trử có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc hàng ngày.
 -Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học 2009-2010 đúng thời gian quy định.
 -Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
D-/ KẾT LUẬN
 1. Tóm lược giải pháp:
 -Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
 -Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác
 -Không nên có tâm lý lãnh đạo, mà phải trực tiếp xử lý từng công việc một với thái độ hoà nhã, ân cần siêng năng. Phải thực sự yêu công việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn thành nhiệm vụ.
 - Đây là mản đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá trình tìm tòi học hỏi chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các anh, chị để đề tài ngày càng được hoàn thiện hơn.
 - Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỹ sáăp xếp các loại văn bản một cách ngăn sắp có khoa học nên từ năm 2002 đến nay trường tiểu học Nam Thái 2 luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Riêng bản tâhn tôi cũng luôn luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
 2. Phạm vi áp dụng:
 Từ những giải pháp và kết quả trên cũng vì lợi ích cho đơn vị mình. Như trao dồi kiến thức làm việc có trật tự, ngăn nắp, cvó khoa học thẩm mỹ. Từ đó bản thân suy nghĩ tìm tòi viết ra bản sáng kiến kinh nghiệm này có thể sử dụng được ở nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp.
 3. Bài học kinh nghiệm và kiến nghị:
 a) Bài học kinh nghiệm:
 - Để tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị. Đòi hỏi trước tiên bản 5thân của mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
 - Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác
 - Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi người làm công tác này phải bình tỉnh và có phương pháp khoa học giải quyết công việc nhanh chóng.
 - Người làm công tác văn thư không nên có tâm lý lãnh đạo “Chỉ tay năm ngón” mà phải trực tiếp xử lý từng công việc một nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy hoặc cáo gắt. Phải thật sự yêu công việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ.
 b) Đề xuất kiến nghị:
 - Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn.
 - Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn.
 - Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong giai đoạn hiện nay.
 - Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ.
 Trên đây là tất cả những kinh nghiệm quý báu của việc “Lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi- Công văn đến” mà bản thân tôi đã dùng hết tài năng tâm trí, tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết trong nhiều năm làm công tác “Văn thư” đã dầy công sáng tạo mới xây dựng nên.
 Tuy nhiên trong quá trình thực hiện và trình bày sẽ không tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân không thấy được. Rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô trong Hội đồng thi đua các cấp là cơ sở để hoàn thiện công tác “Lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi-công văn đến” ngày đạt hiệu quả cao hơn./.
 Xin chân thành cảm ơn!
Nam Thái 2, ngày 13 tháng 5 năm 2010
 Người viết
 Đoàn Thanh Vị
Xác nhận của nhà trường Xác nhận của BCH Công đoàn
 Hiệu trưởng Chủ tịch
Xác nhận của phòng giáo dục& Đào tạo huyện An Biên
Trưởng phòng